Eburon™ Dual Translator
Privacyverklaring
PRIV-2026-01
Versie: 1.0 – opgesteld op 31 augustus 2026
ARIOLAS BV | Boterstraat 36, 8900 Ieper, België | ondernemingsnummer 0782.953.514 | info@eburon.ai
1. Verwerkingsverantwoordelijke
ARIOLAS BV, Boterstraat 36, 8900 Ieper, België, ondernemingsnummer 0782.953.514, info@eburon.ai, is voor de verwerkingen die zij voor eigen doeleinden bepaalt verwerkingsverantwoordelijke.
2. Reikwijdte
Deze verklaring geldt voor de Eburon Dual Translator, de bijbehorende software, websites/portalen voor zover gebruikt, support, verkoop, levering, onderhoud en zakelijke communicatie. Voor verwerkingen waarbij de Klant de doeleinden en middelen bepaalt en ARIOLAS uitsluitend namens de Klant verwerkt, geldt de DPA.
3. Welke gegevens
- Identificatie- en contactgegevens van zakelijke klanten, contactpersonen en gebruikers.
- Contract-, facturatie-, licentie- en supportgegevens.
- Technische gegevens zoals toestel-ID, softwareversie, foutcodes, loggegevens en beveiligingsinformatie, voor zover technisch noodzakelijk.
- Spraak- en taalgegevens die tijdens vertaling door het toestel worden verwerkt, volgens de technische productwerking.
- Informatie die de Klant vrijwillig verstrekt bij support of incidenten.
De Klant moet vermijden om via supportkanalen onnodige bijzondere categorieën persoonsgegevens of andere gevoelige informatie te verstrekken.
4. Doeleinden
- Uitvoering van overeenkomsten en levering van producten/diensten.
- Licentiebeheer, activatie, beveiliging en fraudepreventie.
- Support, foutdiagnose, onderhoud en kwaliteitsverbetering.
- Facturatie, boekhouding en wettelijke administratie.
- Communicatie over productwijzigingen en, waar toegestaan, commerciële communicatie.
- Behandeling van beveiligings- en privacyincidenten en verdediging van rechtsvorderingen.
5. Rechtsgronden
Afhankelijk van de verwerking steunt ARIOLAS op uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of toestemming wanneer die vereist is. Voor direct marketing wordt de toepasselijke ePrivacy- en Belgische regelgeving gevolgd.
6. Lokale spraakverwerking
Volgens de aangeleverde productdocumentatie worden spraak- en taalgegevens rechtstreeks op het toestel verwerkt en worden gesprekken niet permanent op servers van ARIOLAS opgeslagen, behoudens andersluidende schriftelijke of technische documentatie.
Deze beschrijving moet vóór publicatie technisch worden gevalideerd voor elke productversie, inclusief tijdelijke buffers, crashlogs, telemetrie, remote support en eventuele externe AI-/spraakdiensten.
7. Bewaartermijnen
| Gegevenscategorie | Voorgestelde termijn | Opmerking |
|---|---|---|
| Contract- en facturatiegegevens | Wettelijke bewaartermijn | Volgens boekhoudkundige/fiscale verplichtingen. |
| Supporttickets | Tot 24 maanden na afsluiting, tenzij langer nodig | Korter indien doel vervalt; langer indien wettelijke claim. |
| Technische/security logs | Zo kort als technisch en beveiligingsmatig nodig; voorgesteld 12 maanden | Exacte termijn afstemmen op loggingarchitectuur. |
| Spraak-/taalinhoud | Niet permanent op ARIOLAS-servers volgens huidige productbeschrijving | Lokale verwerking; technische validatie vereist. |
| Marketinggegevens | Tot intrekking bezwaar/uitschrijving of einde noodzaak | Wettelijke regels blijven gelden. |
8. Ontvangers
Gegevens kunnen worden gedeeld met personeel, hardware- en servicepartners, IT/hosting/securityleveranciers, accountants, juridische adviseurs en overheidsinstanties voor zover noodzakelijk en rechtmatig. Indien een derde als verwerker optreedt, wordt de verwerking contractueel geregeld.
9. Internationale doorgiften
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt of toegankelijk zijn, zal ARIOLAS een geldig overdrachtsmechanisme toepassen, zoals een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen (bijvoorbeeld Standard Contractual Clauses), aangevuld met een beoordeling van de omstandigheden waar nodig.
10. Beveiliging
ARIOLAS neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeheer, least privilege, beveiligde updates, versleuteling waar passend, logging, back-up/herstel waar relevant en incidentmanagement. De maatregelen worden aangepast aan risico en stand van de techniek.
11. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen kunnen, binnen de wettelijke voorwaarden, inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar vragen en toestemming intrekken wanneer verwerking daarop berust. Verzoeken kunnen via info@eburon.ai worden ingediend. ARIOLAS kan aanvullende informatie vragen om identiteit te verifiëren.
12. Klachten
Betrokkenen kunnen een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, in België de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
13. Cookies en vergelijkbare technieken
Indien de Eburon-website of portal cookies of vergelijkbare technologie gebruikt, wordt de specifieke informatie hierover in een afzonderlijk cookiebeleid of in deze verklaring opgenomen. Niet-essentiële tracking wordt niet geplaatst zonder de vereiste toestemming.
14. Kinderen
De zakelijke dienst is niet gericht op kinderen. Indien een klant de dienst inzet in een context waarin kinderen betrokken zijn, blijft de klant verantwoordelijk voor de wettelijke grondslag, informatieplicht en passende waarborgen voor die context, zonder afbreuk te doen aan de verplichtingen van ARIOLAS.
15. Wijzigingen
ARIOLAS kan deze verklaring aanpassen wegens productwijzigingen, wetgeving of organisatorische wijzigingen. De actuele versie wordt gepubliceerd via het aangewezen kanaal.